Czas czytania: ok. 12 min.
Data publikacji: 20.04.2023
Narzędzia do zarządzania projektami - organizacja pracy
Udogodnienia w formie narzędzi dedykowanych i kompleksowych to jedna z tych rzeczy za którą powinniśmy docenić postępującą technologię. Warto tutaj dodać, że praca zdalna staje się coraz popularniejsza, a tego typu rozwiązania mogą okazać się niezwykle skuteczne dla efektywnego zarządzania zespołami i projektami.
Na rynku znajdziemy spory wachlarz propozycji aplikacji do organizacji i zarządzania projektami i innymi zadaniami związanymi z pracą (i nie tylko). Warto zwrócić więc uwagę na kilka kluczowych aspektów, które pomogą nam w podjęciu decyzji - łatwość użycia, funkcje i interface. Jakie narzędzia do zarządzania projektami są warte naszej uwagi? Jakie są ich plusy i minusy? Sprawdźmy to!
Rodzaje narzędzi do organizacji pracy
Zanim przejdziemy do omówienia samych narzędzi do organizacji i zarzdzania projektami warto zaznaczyć sama kwesta administrowania wszelkich etapów pracy (ale nie tylko) jest związana z różnymi aspektami. Wiele zależy od głównej potrzeby i samego typu narzędzia - a znajdziemy ich dużo. Każdy typ może skupiać się na różnych zadaniach.
Kalendarz online - taki jak Google Calendar - pozwala na planowanie zadań i wydarzeń, a także przypominanie o nich.
Aplikacje do zarządzania projektami - takie jak Trello lub Asana - pozwalają na tworzenie listy zadań i śledzenie ich postępów.
Aplikacje do organizacji czasu - takie jak RescueTime - pozwalają na śledzenie czasu spędzanego na różnych zadaniach i pomagają w identyfikacji czasochłonnych zadań.
Aplikacje do śledzenia wydatków - takie jak Mint lub PocketGuard - pozwalają na monitorowanie wydatków i planowanie budżetu.
Aplikacje do zarządzania plikami - takie jak Google Drive lub Dropbox - pozwalają na przechowywanie i udostępnianie plików w chmurze.
Aplikacje do śledzenia postępów w nauce - takie jak Duolingo lub Quizlet - pozwalają na uczenie się nowych umiejętności i śledzenie postępów.
Aplikacje do zarządzania skrzynką odbiorczą - takie jak Gmail lub Outlook - pozwalają na organizowanie wiadomości e-mail i automatyczne sortowanie ich.
Do popularnych narzędzi do zarządzania i organizacji, które niekoniecznie są związane z pracą możemy zaliczyć:
Aplikacje do planowania posiłków - takie jak Yazio lub MyFitessPal - pozwalają na planowanie posiłków i listy zakupów.
Aplikacje do śledzenia czasu snu - takie jak Sleep Cycle lub Pillow - pozwalają na monitorowanie jakości snu i planowanie zdrowego trybu życia.
Aplikacje do planowania podróży - takie jak Airbnb lub Skyscanner - pozwalają na planowanie podróży i rezerwowanie noclegów i biletów.
Oprócz samej tematyki (przeznaczenia) nie zapominajmy też o kwestii poziomu zaawansowania i kompleksowości danego narzędzia do organizacji i zarządzania (jak z resztą widać po wytypowanych kategoriach). Z niektórymi stykamy się na porządku dziennym, natomiast inne są przeznaczone typowo do zadań biurowych lub związanych z prowadzeniem marki/firmy.
Ponad 600 000 ludzi tworzy strony za darmo, bez kodowania i przy wsparciu AI. Zobacz, jakie to proste
Top programy do zarządzania projektami i organizacji pracy - zestawienie
Zanim przejdziemy do krótkiego opisu każdego z narzędzi musimy podkreślić, że poniższa lista jest ułożona losowo - nie jest to ranking od najlepszego do najgorszego.
Monday.com
Monday.com to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala na skuteczną i efektywną organizację pracy zespołowej. Główną cechą wyróżniającą Monday.com jest jego interfejs, który opiera się na koncepcji tzw. "kanban board"*. Dzięki temu użytkownicy mają łatwy dostęp do wszystkich informacji związanych z projektem, co pozwala na szybkie reagowanie na zmiany i dostosowywanie planów do bieżącej sytuacji.
Monday.com oferuje wiele narzędzi do zarządzania projektami, takich jak kalendarz, listy zadań, Gantt chart, automatyzacje, integracje z innymi narzędziami i wiele innych. Dzięki temu użytkownicy mogą dostosować platformę do swoich indywidualnych potrzeb i preferencji.
*System kanban został opracowany w latach 50’ XXw. w Japonii i w skrócie określa się w nim sposób wizualnego przedstawienia organizacji i zarządzania przepływem pracy.
Plusy i minusy
+ Łatwy w użyciu interfejs użytkownika, który pozwala na szybkie i skuteczne zarządzanie projektami.
+ Wysoka elastyczność narzędzia, które może być dostosowane do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika i zespołu.
+ Możliwość wykorzystywania różnych widoków projektu, w tym kalendarza, list zadań, diagramu Gantta i innych.
+ Szeroka gama automatyzacji, które pozwalają na automatyzację powtarzalnych zadań i przyspieszenie pracy zespołu.
+ Integracje z innymi narzędziami, takimi jak Slack, Google Drive, Dropbox i wiele innych
- Dość wysoka cena
- Brak natywnych aplikacji mobilnych, co może być utrudnieniem dla osób, które często pracują w podróży.
- Wymaga stosunkowo długiego czasu na nauczenie się korzystania z platformy i wykorzystanie jej w pełni.
Trello
Kolejne popularne narzędzie do zarządzania projektami, które cieszy się dużą popularnością ze względu na swoją prostotę i intuicyjny interfejs. Narzędzie to umożliwia organizowanie projektów za pomocą kolorowych kart i list, co ułatwia śledzenie postępu pracy.
Trello umożliwia tworzenie tablic, na których można dodawać karty, listy i etykiety. Każda karta może reprezentować zadanie, a listy mogą przedstawiać różne etapy projektu, takie jak "Do zrobienia", "W trakcie" i "Zakończone". Dzięki funkcji przypisywania zadań i nadawania priorytetów łatwo można śledzić postęp projektu i ustalać, które zadania są najważniejsze.
To narzędzie do zarządzania i organizacji projektami posiada również wiele dodatkowych funkcji, takich jak komentarze, załączanie plików, przypominania o terminach i integracje z innymi narzędziami, takimi jak Google Drive czy Slack. Dzięki temu Trello może być skutecznym narzędziem do zarządzania projektami dla małych i średnich zespołów.
Plusy i minusy
+ Prosty i intuicyjny interfejs
+ Dostępność na wielu platformach, w tym w formie aplikacji mobilnej
+ Duża liczba dodatkowych funkcji i integracji z innymi narzędziami
+ Elastyczność w organizowaniu projektów i zadań
- Brak zaawansowanych funkcji, które mogą być potrzebne do zarządzania bardziej złożonymi projektami
- Brak wbudowanych funkcji raportowania i analizy danych
- Ograniczone możliwości personalizacji interface'u użytkownika.
Basecamp
Basecamp to kolejne popularne narzędzie do zarządzania projektami, które jest dostępne dla użytkowników w formie aplikacji internetowej oraz mobilnej. Basecamp oferuje wiele funkcji, które ułatwiają zarządzanie projektami, w tym narzędzia do śledzenia postępów, komunikacji i koordynacji zespołu oraz harmonogramowania zadań.
Jedną z najważniejszych cech Basecamp jest jego intuicyjny i łatwy w obsłudze interface użytkownika. Dzięki temu nawet początkujący nie powinni mieć trudności z rozpoczęciem pracy z narzędziem. Ponadto, Basecamp umożliwia dodawanie komentarzy, przydzielanie zadań do konkretnych członków zespołu oraz tworzenie harmonogramów projektów.
Wśród głównych funkcji Basecamp znajdują się także narzędzia do prowadzenia dyskusji i wymiany informacji między członkami zespołu, wysyłanie powiadomień o zmianach w projekcie oraz generowanie raportów z postępów prac.
Plusy i minusy
+ Intuicyjny i łatwy w obsłudze interface użytkownika
+ Narzędzia do koordynacji zespołu i harmonogramowania zadań
+ Możliwość prowadzenia dyskusji i wymiany informacji między członkami zespołu
+ Generowanie raportów z postępów prac
- Brak integracji z niektórymi popularnymi narzędziami
- Brak możliwości personalizacji widoku aplikacji
- Część użytkowników narzeka na ograniczone możliwości zarządzania zadaniami
- Brak funkcji śledzenia czasu pracy
Miro
Miro to innowacyjne narzędzie do pracy w chmurze, które umożliwia łatwe tworzenie, edytowanie i współpracę nad koncepcjami, schematami i diagramami. Jest to idealne narzędzie dla zespołów, które potrzebują szybkiego i intuicyjnego sposobu na dzielenie się pomysłami i pracowanie nad projektem w czasie rzeczywistym. Jest dość popularnym rozwiązaniem wśród osób zajmujących się web designem, innego rodzaju projektami graficznymi oraz video.
Plusy i minusy
+ Miro oferuje dużą liczbę szablonów i narzędzi do tworzenia różnego rodzaju diagramów, co czyni go bardzo wszechstronnym narzędziem.
+ Narzędzie jest proste w obsłudze, co umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy - szczególnie osób, które miały styczność z innymi rozwiązaniami do zarządzania i organizacji pracy
+ Współpraca w czasie rzeczywistym pozwala na pracę z zespołem z dowolnego miejsca na świecie.
+ Możliwość integracji z innymi narzędziami, takimi jak Slack, Trello i Asana.
+ Jest wizualnie atrakcyjny
- Może być nieco droższy niż część narzędzi do tworzenia diagramów i schematów.
- Narzędzie w niektórych aspektach nie jest jeszcze dopracowane
- Niektóre funkcje mogą być nieco skomplikowane dla początkujących użytkowników
Asana
Kolejnym narzędziem, które warto wziąć pod uwagę, jest Asana. To oprogramowanie zwiększa efektywność w pracy, pozwala na wyznaczanie celów, monitorowanie postępów i koordynowanie działań w zespole. Asana jest popularna wśród małych i średnich firm, ale także wśród dużych korporacji. W Asanie można przypisywać zadania do konkretnych osób, określać ich priorytety i terminy realizacji. Program pozwala na łatwe śledzenie postępu prac, a także udostępnianie dokumentów i komunikację wewnątrz zespołu.
Plusy i minusy
+ Łatwość obsługi: Asana jest prosta w obsłudze, dzięki czemu każdy może zacząć korzystać z narzędzia bez dużego wysiłku.
+ Możliwość dostosowania do potrzeb użytkownika: Asana pozwala na dostosowanie interfejsu użytkownika do indywidualnych potrzeb, co zwiększa efektywność pracy.
+ Wysoka skalowalność: Asana jest w stanie obsłużyć projekty o różnych rozmiarach, od małych do bardzo dużych.
+ Integracja z innymi narzędziami: Asana pozwala na integrację z wieloma innymi narzędziami, w tym z Google Drive, Dropbox i Slack.
- Brak możliwości planowania projektów, które są bardziej złożone
- Narzędzie nie oferuje dedykowanych funkcji budżetowych, co może utrudnić śledzenie kosztów projektu i przewidywanie przyszłych wydatków (można to obejść poprzez integrację z innymi narzędziami lub stosowanie niestandardowych pól i formuł)
Wrike
Wrike to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, które oferuje szeroki zakres funkcji i integracji. Wiele z tych funkcji sprawia, że Wrike jest atrakcyjnym wyborem dla dużych firm, w tym możliwość przypisywania zadań do projektów, śledzenia postępów projektów, komunikacji zespołowej, planowania zasobów, a także prowadzenia analizy danych. Narzędzie oferuje również wiele sposobów organizacji projektów, co pozwala użytkownikom wybrać optymalne dla nich rozwiązanie.
Plusy i minusy
+ Łatwe zarządzanie zespołem i praca w czasie rzeczywistym: Wrike oferuje wiele narzędzi do zarządzania zespołem, w tym śledzenie czasu pracy, udostępnianie plików i możliwość prowadzenia rozmów zespołowych. To ułatwia komunikację i współpracę między członkami zespołu.
+ Wysoka skalowalność: Wrike jest w stanie obsłużyć projekty o różnych rozmiarach - od małych do bardzo dużych.
+ Szeroki zakres funkcji i integracji: Wrike oferuje szereg funkcji, w tym śledzenie czasu, zarządzanie zadaniami, budowanie harmonogramów, przypisywanie zadań, tworzenie szablonów i wiele innych. Ponadto, narzędzie oferuje integracje z wieloma innymi aplikacjami - w tym z Google Drive, Dropbox i Slack.
+ Dostępność mobilna. Aplikacja umożliwia łatwy dostęp do projektów i zadań z dowolnego miejsca i urządzenia, co pozwala na pracę zdalną.
- Dość skomplikowany interfejs. Niektórzy użytkownicy mogą odczuwać trudności w korzystaniu z narzędzia z powodu skomplikowanego interfejsu.
- Wysoka cena. Co prawda Wrike oferuje rozbudowany pakiet funkcjonalności, ale jest też jednym z droższych narzędzi do zarządzania projektami na rynku, co może być problematyczne dla mniejszych firm lub osób prywatnych
- Brak pełnej kontroli nad danymi
Airtable
Airtable to narzędzie do zarządzania projektami, pojedynczymi zadaniami, harmonogramami i zbiorami (bazami danych). Łączy w sobie cechy arkusza kalkulacyjnego i wspomnianej przed chwilą bazy danych. Użytkownicy mogą tworzyć i dostosowywać swoje własne materiały, które są dostępne online i mogą być udostępnione dla innych członków zespołu.
Plusy i minusy
+ Bardzo elastyczne rozwiązanie, umożliwiające tworzenie niestandardowych formularzy i widoków.
+ Możliwość tworzenia relacji między różnymi tabelami, co ułatwia zarządzanie dużymi projektami.
+ Łatwość obsługi, nawet dla osób bez wcześniejszego doświadczenia w pracy z bazami danych.
+ Duże możliwości personalizacji - dostosowanie wielu elementów interface'u, w tym nazw pól, kolorów, czcionek i innych, co pozwala na indywidualne dostosowanie aplikacji do potrzeb użytkownika.
+ Łatwa integracja z innymi narzędziami zewnętrznymi takimi jak Zapier, Slack czy chociażby Google Drive
- Nie oferuje takiej ilości funkcji, jak niektóre z bardziej zaawansowanych narzędzi, co może być ograniczające dla niektórych użytkowników - Brak wsparcia dla przypomnień, reguł automatyzacji i śledzenia czasu
- Nie oferuje tak dużej liczby integracji jak niektóre z innych narzędzi.
Jira
Jira to narzędzie do zarządzania projektami, które zostało stworzone przez firmę Atlassian. Jest szczególnie popularne wśród programistów i zespołów IT.
Ma pomagać zespołom deweloperskim w śledzeniu postępu projektów i tworzeniu raportów. Oferuje takie funkcje jak: sprint planning, backlog management, burndown charts, śledzenie błędów, raportowanie, a poza tym także integrację z innymi narzędziami programistycznymi, takimi jak GitHub, Bitbucket i GitLab.
Jira jest co prawa bardzo elastyczna i może być dostosowana do potrzeb zespołu, jednakże niektóre funkcje mogą wymagać dużej ilości czasu na naukę i dostosowanie.
Plusy i minusy
+ Doskonałe narzędzie dla zespołów programistycznych i deweloperskich.
+ Zapewnia wiele funkcjonalności związanych z programowaniem, takich jak śledzenie błędów, wersjonowanie i zarządzanie kodem.
+ Łatwe do nauki i używania.
+ Integruje się z wieloma innymi narzędziami programistycznymi.
- Interfejs użytkownika może być nieco skomplikowany dla użytkowników, którzy nie są programistami.
- Niektóre funkcje mogą być bardziej skomplikowane w użyciu niż w innych narzędziach.
- Nie jest tak wszechstronne jak niektóre inne narzędzia do zarządzania projektami.
Microsoft Project
Microsoft Project to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, które jest idealne dla dużych organizacji i przedsiębiorstw. Umożliwia ono planowanie, zarządzanie zasobami, śledzenie postępu prac oraz dostarczanie raportów w czasie rzeczywistym. Projekt posiada szeroki wachlarz funkcji, takich jak tworzenie harmonogramów, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie zadaniami i śledzenie postępu projektu.
Plusy i minusy
+ Integruje się z innymi narzędziami Microsoft, takimi jak Excel i SharePoint
+ Posiada bogaty zestaw funkcji i narzędzi, które pozwalają na zarządzanie nawet najbardziej złożonymi projektami
+ Umożliwia zarządzanie zasobami projektowymi, takimi jak ludzie, materiały i czas
+ Oferuje szeroką gamę raportów, które pozwalają na monitorowanie postępów projektów w czasie rzeczywistym
- Często jest postrzegany jako narzędzie dla specjalistów od projektów, a nie dla początkujących lub menedżerów projektów (niby nie jest to minus, a jednak)
- Może wymagać dłuższego czasu na naukę
- Wysoki koszt w porównaniu do innych narzędzi do zarządzania projektami
- Dostępny tylko z licencją
ClickUp
ClickUp to wszechstronny i łatwy w użyciu system do zarządzania projektami. Dostępny jest wersja darmowa i płatna, co sprawia, że jest to dobre narzędzie dla małych i dużych zespołów. Platforma oferuje wiele funkcji, w tym śledzenie czasu, automatyzację zadań, budowanie listy zadań, raportowanie postępu projektu, zarządzanie ryzykiem i wiele innych.
Plusy i minusy
+ Bardzo łatwy w użyciu interfejs użytkownika
+ Integracja z wieloma narzędziami, takimi jak Google Drive, Slack, GitHub, Dropbox i wiele innych.
+ Wysoce konfigurowalny, co umożliwia dostosowanie go do różnych potrzeb i stylów pracy zespołowej
+ Opcje zarządzania czasem, które ułatwiają śledzenie postępu projektów i ocenę czasu poświęconego na poszczególne zadania.
+ Darmowa wersja oferuje wiele funkcji, co czyni ją atrakcyjną dla małych firm i start-upów.
- Niektóre funkcje mogą być nieco skomplikowane dla początkujących użytkowników.
- Integracja z niektórymi narzędziami może wymagać trochę pracy przy konfiguracji
- Niektóre funkcje wymagają ulepszonych uprawnień lub subskrypcji, co może być kosztowne dla niektórych użytkowników.
Smartsheet
Smartsheet to narzędzie, które umożliwia zarządzanie projektami w oparciu o arkusze kalkulacyjne. Dzięki temu użytkownicy mogą wykorzystać znajomość Excela do tworzenia i zarządzania projektami. Smartsheet oferuje szereg funkcji, takich jak kalendarze, przypomnienia, powiadomienia i raporty, co pozwala na skuteczne zarządzanie projektem. Umożliwia też tworzenie i udostępnianie arkuszy kalkulacyjnych oraz diagramów Gantta, co ułatwia monitorowanie postępów projektów i zapewnienie efektywnej komunikacji z zespołem.
Plusy i minusy
+ Integracja z różnymi narzędziami, takimi jak Salesforce, Microsoft Office i Jira.
+ Bogaty zestaw i elastyczność funkcji umożliwiających skuteczne zarządzanie projektami o różnym stopniu złożoności
+ Dostępność mobilna, co umożliwia pracę z dowolnego miejsca i urządzenia.
+ Prosta obsługa i intuicyjny interface
+ Możliwość tworzenia spersonalizowanych widoków projektów, które odpowiadają indywidualnym potrzebom użytkownika.
- Może okazać się skomplikowany dla osób, które nie są zaznajomione z zaawansowanym zarządzaniem projektami
- Dość wysoka cena
- Opcje raportowania mogłyby być jeszcze bardziej rozwinięte
- Brak funkcji, które byłyby od razu dedykowane dla specyficznych branż
Jak wielu pewnie udało się zauważyć, niestety w w sporej części przypadków minusem jest cena, dlatego warto zwrócić na to uwagę. - Szczególnie jeśli zależy nam na kontrolowaniu swojego budżetu.
Aplikacje do zarządzania projektami i organizacji pracy - podsumowanie
Zarządzanie projektami to kluczowy element każdej organizacji, który pozwala osiągać cele w zamierzonym czasie. Narzędzia do zarządzania projektami oferują wiele funkcji, które ułatwiają planowanie, śledzenie postępów i ocenę wyników projektów. Dzięki nim zespoły mogą skuteczniej działać, a menadżerowie (/wyższe kadry) mogą zoptymalizować procesy i poprawić wydajność zespołu.
Takie aplikacje nie są jednak przeznaczone tylko i wyłącznie dla korporacji. Plannery stanowią też popularne rozwiązanie w pracy freelancera.
Oczywiście wybór najlepszego narzędzia do zarządzania projektami zależy od indywidualnych potrzeb projektu i preferencji zespołu. Tak jak jednak wspomnieliśmy już na samym wstępie, warto zwrócić uwagę na funkcjonalność i łatwość użytkowania narzędzia. Poza tym znaczącą rolę mogą odgrywać też koszta (lub ich brak).
Dowiedz się o najlepszych praktykach tworzenia stron:
Popularne artykuły.
Kreator stron www WebWave umożliwia tworzenie stron www z pełną swobodą. Strony internetowe możesz tworzyć zaczynając od czystej karty lub wykorzystując szablony www. Strona www bez kodowania? To łatwe - zacznij już teraz.
contact@webwavecms.com
+48 731 395 898
Porozmawiaj z nami na czacie
Od godziny 08:00 do 24:00
Ta strona została stworzona w kreatorze WebWave.
Znajdziesz nas na:
Kreator WebWave.
Oferta.